Teamwork på distans

Hur får vi teamet att fungera när vi inte längre träffas regelbundet?

Tidigare var vi vana vid att kunna bestämma vilka arbetsuppgifter vi gjorde hemifrån och vilka vi gjorde på kontoret. Men den här våren har många behövt göra mer eller mindre allt arbete hemifrån.

När det yttre trycket på teamet ökar ställs det högre krav på tydlighet, stöd och öppenhet för att arbetet ska fungera. Tekniska lösningar skapar förutsättningar, men i slutändan är det den mellanmänskliga interaktionen som har störst påverkan på vår motivation och arbetstillfredsställelse. Så hur får vi teamet att fungera nu när vi inte längre kan träffas regelbundet IRL? Här är några tips som kan bidra till att hålla ihop och utveckla teamet, även i dessa tider.

Satsa på kortare mål

När saker och ting blir komplext och rörligt så finns det en risk att långsiktiga mål inte längre blir relevanta. De långsiktiga mål som sattes inför 2020 är förmodligen inte lika relevanta idag. Därför är det en god idé att uppdatera era mål. Hela organisationen behöver inte ändra riktning, men lägg tid på att uppdatera teamets mål. Satsa på kortare mål och delmål eftersom de engagerar bättre. När vi inte kan träffas IRL så tappar vi nämligen lätt den motivation och energi som vi får från varandra.

Anpassa strukturerna

Strukturer ska göra arbetet enklare och tydligare. Se över strukturerna och ta hänsyn till organisationens krav vad gäller uppdrag, tidsplaner, uppföljningar osv. För att säkerställa att ni lägger tid på rätt saker kan ni undersöka hur mötesstrukturerna ser ut:

  • Vilka olika möten har vi?
  • Hur ofta har vi möten?
  • Hur långa är våra möten?
  • Vilket fokus har vi?
  • Vem deltar?

I grunden handlar strukturer om hur kommunikationen ska fungera på distans. Nyckeln här är era informationskanaler:

  • Vilka kanaler använder vi?
  • Vilken kommunikation går i vilken kanal?
  • Vilka förväntningar finns?
  • Hur når jag teamledaren om det är brådskande?
  • Vem vänder jag mig till om teamledaren är ledig, sjuk eller bara inte är tillgänglig?

Håll igång motivationen

Julstämning kan inte beordras, men vi kan tända ljus och pynta. Det ökar sannolikheten för att julstämningen infinner sig. Samma sak är det motivation. Vi kan inte beordra motivation, men vi kan skapa förutsättningar för att känna motivation. Ju mer vi kan tillgodose människors grundläggande behov av samhörighet, kompetens och autonomi, desto större grad av motivation[1].

Känna samhörighet på distans

  • Ha regelbundna bra (!) möten
  • Fira tillsammans – både födelsedagar och framgångar
  • Ansikte mot ansikte istället för bara ljud via telefonmöte, använd gärna videomöten där alla deltagare de facto kan se varandra
  • Walk-and-talks (fungerar lika bra traditionellt som virtuellt)
  • Gemensamma fikastunder

Känna sig kompetent på distans

  • Träna tekniken så att alla i teamet känner sig trygga i de digitala miljöerna
  • Tydliggör mål, roller och förväntningar ofta
  • Ge feedback ofta på det ni uppskattar hos varandra

Känna autonomi på distans

  • Skapa ramar för hur ni kommunicerar (vilka är våra “office-hours”?)
  • Dela information och skapa delaktighet kring viktiga beslut
  • Våga ta de tuffa frågorna även virtuellt
  • Säkerställ att ni inte sitter i möten hela tiden

Avslutningsvis vill jag skicka med: Teamwork på distans innebär ett större ansvar hos ledare att hålla koll på hur varje medarbetare mår. Samtidigt finns det ett större ansvar hos medarbetarna att signalera hur de mår. Ta hand om målen, strukturerna och motivationen. Men framförallt, ta hand om varandra!


[1] Ryan, R. M., & Deci, E. L. (2017). Self-determination theory: Basic psychological needs in motivation, development, and wellness. Guilford Publications.

Text: Johan Rinman, Add Insight