”I mitt team känns det som att vi sällan stannar upp och reflekterar tillsammans. Och när vi väl stannar upp så blir det stressat eller långdraget!”

I min roll som teamutvecklare möter jag ofta människor som brottas med att hitta tid för gemensam reflektion i teamet och att använda tiden på ett meningsfullt sätt. Eftersom det här är vanligt förekommande så har jag sammanställt några tips som förhoppningsvis kan inspirera.

Till att börja med är viktigt att ha klart för sig varför vi ska reflektera tillsammans. I början av 1900-talet gjordes en utvärdering av två skogshuggarlag i Nordamerika. Lagen var lika stora och deras arbetsdagar var lika långa. Det ena laget tog bara en 22 minuters lunchpaus och hade vid dagens slut fällt 87 träd. Det andra laget tog däremot en 45 minuters lunchpaus och ytterligare 10 minuters paus varje timme. När dagen var slut hade detta lag fällt 112 träd! Vad gjorde de under sina pauser? Jo, de vilade, pratade och slipade sina yxor!

Det är så reflektion fungerar. Det är just när vi stannar upp och reflekterar som vi når de bästa resultaten tillsammans. En studie visar att reflektionstid i team behövs som mest när arbetsbelastningen är som högst[1]. För då fungerar det inte att bara arbeta hårdare. Det handlar snarare om att hitta en samsyn, jobba med rätt saker och på rätt sätt.

Så hur kan vi göra konkret? Forskare menar att det inte finns någon enskild metod som är optimal i alla lägen[2]. Därför är det bra att ha olika metoder till hands, beroende på teamets behov. Här är tre metoder som jag har i min metodbank. Ni behöver en whiteboard, post-its och pennor. (Min favoritpenna för just post-its hittar du här.)

Tips 1. Båten

Rita en segelbåt med ett ankare, en vind som blåser i seglet, några stenar som sticker upp ovanför vattenytan och en ö dit båten är på väg. Ön representerar syftet/målet. Stenarna representerar de risker ni kan stöta på under resan. Vinden representerar allt som hjälper er att nå ert mål. Ankaret representerar allt som drar ner tempot. Låt alla i teamet skriva post-its och sätta upp bredvid varje symbol. Ha sedan en gemensam genomgång och notera vad som behöver göras framåt.

Tips 2. Aktivitetscirkeln

Rita en stor cirkel på en Whiteboard (traditionell eller virtuell) och dela in cirkeln i fem lika stora delar. Skriv sedan in följande ord, ett ord för varje del.

Börja – Aktiviteter som ni vill ha upp på bordet och initiera

Mer – Aktiviteter som ni gör i dagsläget, men som ni inte dragit nytta av fullt ut

Fortsätt – Aktiviteter som fungerar bra och som ni vill behålla

Mindre – Aktiviteter som bidrar till er verksamhet, men som kräver mycket energi

Sluta – Aktiviteter som inte skapar värde, eller t.o.m. hindrar er

Låt alla skriva sina reflektioner i de olika delarna. Kör en gemensam diskussion efteråt och bestäm hur ni vill gå vidare.

Tips 3. Tidslinjen

Rita en linje och sätt tidsramar som på figuren nedan. Börja med att blicka tillbaka på de senaste 6 månaderna. Vad har varit bra, dvs. positiva upplevelser som gynnat oss? Vad finns det som har varit jobbigt, inte fungerat bra eller som du är besviken på? Nu får varje person i teamet sätta upp sina post-its. Saker som har varit positivt hamnar ovanför linjen. Saker som har varit negativt hamnar under linjen. Nästa steg: Gör detta för det kommande halvåret. Vad vill vi fira? Vad har vi för farhågor?

Avslutningsvis

Jag hoppas de här metoderna kan inspirera till mer reflektion i ditt team. För dig som vill ha fler metoder har jag några boktips. Först vill jag tipsa om boken ”Solve problems together: leading meetings that matter” av Marcus Degerman. Massor av värdefulla metoder, tips och tekniker för dig som vill skapa en engagerande möteskultur. Sen kan jag tipsa om boken ”Learning Active Reviewing: A Practical Guide for Trainers and Facilitators” av Roger Greenaway. En guldgruva av handfasta råd för dig som leder gruppdiskussioner och lärprocesser.

– Johan Rinman

[1] Schippers, M. C., West, M. A., & Dawson, J. F. (2015). Team Reflexivity and Innovation: The Moderating Role of Team Context. Journal of Management, 41(3), 769–788.

[2] Przybyłek, A. & Kotecka, D. (2017). Making agile retrospectives more awesome. Proceedings of the Federated Conference on Computer Science and Information Systems, 1211–1216.