Att uttrycka en observation innebär att du återger vad du har sett eller hört utan att lägga till din egen tolkning av vad som har skett. Är det svårt att observera utan att tolka? Ja! Är det viktigt att kunna göra det? Ja! Det här är en färdighet som verkligen går under parollen ”a minute to learn, a life-time to master”. Observationer bidrar till ökad klarhet och samsyn, men är samtidigt en färdighet som jag tror vi ständigt behöver träna på och påminna oss själva om eftersom det är så lätt att blanda ihop vad vi ser med vad vi tänker om det vi ser. Därför kommer här några tips och infallsvinklar som förhoppningsvis kan inspirera!

Var närvarande

Tänk dig att du har föreslagit ett nytt arbetssätt i ditt team. När ni prövar det nya arbetssättet så hör du en kollega säga: ”Jag tycker inte det här fungerar” varpå du tänker: ”Åh nej, gruppen gillar inte det här”. Vänta ett ögonblick, vad är det du faktiskt har hört? Du har hört EN person säga att någonting inte fungerar. Kommentaren betyder inte med en gång att alla i gruppen har samma uppfattning. Att återvända till vad vi ser och hör kan vara ett stöd för oss att vara närvarande i stunden.

Skilj på sak och person (på riktigt)

Se flera scenarion

Tänk att du öppnar din e-post och ser att svaret som du väntat på från en kund inte dykt upp. Om du drar slutsatsen att kunden inte längre är intresserad så låser du dig till ett enda scenario. Dröj istället kvar en stund med vad du observerar. Om du väljer att bara konstatera för dig själv att du inte ser svaret i din inkorg så kan du lättare se flera tänkbara scenarion. Det kan naturligtvis handla om ett svalt intresse från kundens sida, men det skulle lika gärna kunna vara så att kunden befinner sig mitt i en hektisk period och svaret därför drar ut på tiden.

Jämför

Att dela upp saker i ”bättre” och ”sämre” kan ha en negativ effekt på en arbetsgrupp, men jämförelser behöver inte per automatik vara något negativt. Det handlar snarare om hur vi jämför. Att reflektera över hur en sak skiljer sig från en annan kan skapa klarhet! Istället för att hålla fast vid idén att ett projekt är ”det bästa någonsin” eller ”det sämsta någonsin” kan du t.ex. lyfta fram hur du ser att projektet skiljer sig från andra projekt. Vilka observationer kan du lyfta fram?

Stärk helhetsbilden

I en krissituation kan du behöva samla in information från många inblandade. Försök lyssna efter vad människor har hört och sett. Fler observationer från fler personer kan nämligen stärka helhetsbilden. Kom ihåg att minnet är dock bra men kort. Tro inte att bilden är ”sann” bara för att den bygger på många observationer. Tänk istället att du genom observationer har en stadigare grund att stå på än om du bara hade lyssnat på människors åsikter.

Rekommendera

Du blir ombedd att rekommendera någon för ett uppdrag. Även om din första impuls är att berätta hur utåtriktad och självgående personen i fråga ”är” så kan det finnas skäl att undvika direkta etiketter. Människor uppfattar nämligen etiketter på väldigt olika sätt. Många gånger har du säkert fått höra att en person ”är” på ett visst sätt, men sedan har du fått en helt annan bild av personen när ni väl träffats. Prova därför att byta ut etiketterna mot observationer. Du kan exempelvis beskriva er arbetsrelation eller hur personen i fråga har hanterat sina arbetsuppgifter. På så sätt berättar du vad du uppskattar hos personen samtidigt som du gör det på ett konkret sätt.

Ha ett kritiskt förhållningssätt

Tänk dig att en person säger till dig: ”Det går inte att…”. Hur reagerar du? Tänk dig nu att två personer skulle säga till dig: ”Det går inte att…” Hur reagerar du? Tänk om alla personer i din omgivning skulle säga: ”Det går inte att…” Vad händer när fler och fler människor delar samma uppfattning i en viss fråga?

Ju mer en människas uppfattning bekräftas av dess omgivning desto större är tendensen att börja se uppfattningen som ”fakta”. Då är risken stor att vi fattar beslut som bygger på en upplevelse av tvång. 

Exempelvis:

”Eftersom det inte går, så måste vi nu…”

Det här är en nedåtgående spiral eftersom tvång många gånger leder till att vi revolterar eller ger efter utan att riktigt stå bakom valet. Ett sätt att förebygga den här spiralen är att hantera uppfattningar som just uppfattningar, varken någonting mer eller mindre. Uppfattningar förvandlas inte till observationer bara för att de får gehör från omgivningen.

Påpeka istället för att peka ut

Tänk att du leder ett möte. Gång på gång ser du hur en gruppmedlem försöker ta en aktivare roll i gruppen, men lyckas inte riktigt komma in i diskussionen. Frustrerad över situationen kanske du säger:

”Tänker ni på att inkludera alla i diskussionen nu?”

Även om din intention är att hjälpa gruppen framåt så finns det en risk att det här uttalandet splittrar gruppen i olika läger; de som anser att de alltid inkluderar alla, de som anser att vissa i gruppen inte inkluderar alla (men som själva inte lyfter detta i gruppen), de som anser att om någon har något att säga så är det ”bara att säga det”, de som hör uttalandet som ett skuldbeläggande osv.

Så hur kan vi agera som mötesledare i den här situationen? Prova att vända dig till gruppmedlemmen som försöker ta mer plats och säga:

”Jag hörde att du ville säga något nyss…”

Vi kan alltså prova att bara påpeka vad vi observerar. När vi uttrycker en observation så visar vi att vi ser personen samtidigt som vi påverkar dynamiken i gruppen utan att peka ut någon. I rollen som mötesledare behöver vi emellanåt uttrycka vår frustration över saker och ting, men låt det inte gå på rutin och glöm framförallt inte bort att det finns mycket stöd att hämta i en enkel observation.

Observera utan att vara ”objektiv”

När vi uttrycker observationer så berättar vi vad vi har sett eller hört i en situation utan att lägga till vår tolkning av situationen. Betyder det då att vi är ”objektiva”?

I varje ögonblick pågår ett oräkneligt antal processer runtom oss och inom oss själva. Vad våra sinnen kan registrera och vad våra hjärnor kan bearbeta varierar från situation till situation och från person till person. Utifrån dessa förutsättningar väljer vi (mer eller mindre medvetet) vilka observationer vi lyfter fram. Lägg dessutom till att vi har en kulturell referensram som påverkar var och hur vi fokuserar vår uppmärksamhet. Hela den här urvalsprocessen gör att det är skillnad på att observera och att vara ”objektiv”.

Men i praktiken då? Vad finns det för värde i att dra en skiljelinje mellan observationer och ”objektivitet”? Pröva den här idén: Ju mer en person tydliggör att observationerna inte handlar om något ”objektivt” desto bättre blir förutsättningarna för att skapa en gemensam verklighetsbild. Upplev t.ex. skillnaden mellan de här meningarna:

”Du sa inte att mötestiden hade ändrats igår…”

vs

”Jag hörde inte att du sa att mötestiden hade ändrats igår…”

I den första meningen tydliggör vi inte att vi pratar om vad vi själva har sett eller hört. De gånger vi inte säger t.ex. ”Jag hörde…” eller ”Jag såg…” så kan våra kommentarer lätt uppfattas som ”fakta”, vilket kan skapa en distans i samtalet. Exempelvis: ”Du sa inte att mötestiden hade ändrats igår…” ”Jo, det sa jag.” ”Nä, det sa du inte.” osv.

I den andra meningen tydliggör vi istället att vi pratar om vad vi själva har observerat. När vi visar att vi utgår från oss själva så förändrar vi förutsättningarna i samtalet till det bättre.

Så byt gärna ut laddade ord mot neutrala ord när du uttrycker observationer, men se upp med idéer som säger att dina observationer skulle vara neutrala eller ”objektiva”.

– Johan Rinman är team- och ledarutvecklare på Add Insight